Comment gagner du temps avec Excel ?

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Comment gagner du temps avec Excel ?

La réalité économique oblige chaque collaborateur à être le plus efficient possible. En faire plus avec moins est le maître mot pour la majorité des entreprises. Pour des sociétés qui cherchent constamment l’amélioration de leur résultat opérationnel, la productivité est d’une importance capitale. Parmi les outils permettant d’améliorer cette productivité, certains logiciels sont devenus indispensables. C’est par exemple le cas avec Excel.

Comment augmenter votre productivité avec Excel ?

Au fil des années, la suite Microsoft Office s’est imposée comme une référence dans les entreprises. Parmi les logiciels de bureautique les plus utilisés, Excel est sans aucun doute le plus populaire pour gérer les tableurs. En 2016, 99 % des entreprises utilisaient Excel. La flexibilité et la personnalisation offertes par le logiciel en font un outil adapté à de nombreuses situations. Excel offre à ses utilisateurs de nombreuses solutions pour optimiser leur productivité :

  • gestion des stocks ;
  • suivi des budgets ;
  • planning et gestion des vacances ;
  • programme d’analyse des données.

Voilà autant d’opportunités qui sont offertes par ce logiciel. Toutefois, il existe bien d’autres astuces à connaître.

L’automatisation des tâches avec le langage VBA et les macros

Dans la majorité des entreprises, il n’est pas rare d’utiliser ce qu’on appelle des processus réguliers. Il s’agit de tâches qui sont effectuées de façon répétitive. Le fait de saisir des données dans un tableau, de générer des rapports hebdomadaires et appliquer les mêmes traitements sont des exemples de processus réguliers. Le logiciel Excel permet d’automatiser ce genre de tâches grâce au langage VBA. Le langage VBA est un langage de programmation qui permet d’automatiser des tâches complexes. Ainsi, il est possible de demander à Excel de classer des données, d’indiquer des alertes, de supprimer des doublons et de catégoriser des fiches automatiquement. Cette fonctionnalité permet d’augmenter la productivité dans une entreprise en plus d’aider à réduire certains coûts de manière drastique.

L’utilisation de la mise en page conditionnelle

Dans un tableau rempli de données, il n’est pas rare d’être amené à identifier des cellules possédant des caractéristiques spécifiques. Il est par exemple question d’identifier des cellules en double, des cellules contenant une valeur précise ou des cellules contenant un terme spécifique. Afin de vous permettre de retrouver les cellules recherchées avec facilité, il existe un bouton « mise en page conditionnelle ». Cette fonctionnalité permet de mettre en évidence les cellules répondant à certaines règles spécifiques en changeant la couleur des cellules en question.

L’utilisation du mode de mise sous forme de tableau

Tous les utilisateurs du logiciel Excel s’accordent pour dire que les tableaux proposés par l’application n’ont rien de très esthétique. Il est en effet difficile de mettre en évidence certaines informations, et presque impossible de faire une mise en page efficace. Toutefois, ce que la majorité des utilisateurs ignorent, c’est que le bouton « mettre sous forme de tableau » permet d’appliquer une feuille de style élégante à vos tableaux.

En conclusion, force est de constater que Microsoft est à l’écoute de ses utilisateurs. En effet, le logiciel Excel dispose d’une multitude de fonctionnalités innovantes dont même les utilisateurs les plus expérimentés n’ont pas entendu parler.

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